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Academic SCRUM zur Organisation des Promotionsprozesses?

SCRUM ist eine Projektmanagement-Methode, die im Kontext der Software-Entwicklung entstanden ist „und da weiß man auch nicht, wie lange ein Projekt dauert. Diese Unplanbarkeit ist uns allen wohl bekannt“ (Lessing 2020). Und genau aus diesem Grund bietet sich diese Methode zur Bewältigung des hochgradig individuellen, komplexen und langwierigen Promotionsprozesses geradezu an.

Die größte Herausforderung ist sicherlich, dass man während des Promotionsprozesses kein Team hat und jeder allein an der eigenen Dissertation arbeitet. Aber ein Team zu gründen, gemeinsam den Organisationsprozess zu gestalten und in den regelmäßigen Austausch zu gehen, spielt eine große Rolle für die Produktivität und das Wohlbefinden (ebd.).

In Ansätzen wird dies in Promotionsprogrammen, wie Graduiertenkollegs, realisiert. Dort promoviert man gemeinsam statt einsam und hat einen „Rhythmus und Struktur und ein Netzwerk“ (Korff, 2015, S. 125). Von diesen Strukturen profitiert allerdings nur ein kleiner Teil der Promovierenden. Zudem wird sich in solchen Programmen verstärkt über Inhalte, Theorien und Methoden ausgetauscht, die Gestaltung des (Arbeits-)Alltags bleibt vielen selbst überlassen!

Wodurch zeichnet sich die SCRUM Methode aus?

Das Herzstück der SCRUM Methode bilden die Sprints. Jeder Sprint – ideal sind im Academic SCRUM 3 Wochen (siehe Scumademics) – beginnt mit dem Sprint Planning. Hier bespricht das Team, was es in den kommenden Wochen vorhat (Teilziel/e), z. B. ein Exposé schreiben, Auswertungen anfertigen oder einen Fachartikel schreiben. Während des Sprints gibt es tägliche Treffen, die Daily Scrums, in denen sich das Team über den aktuellen Stand (Tagesziele) informiert und Herausforderungen benennt. „Wichtig ist dabei das Time-Boxing: Jeder hat eine begrenzte Redezeit, damit nicht das Gefühl aufkommt, die Treffen seien unproduktiv“ (Lessing 2020). Am Ende jedes Sprints trifft man sich für ein Sprint Review und reflektiert darüber, was man während des Sprints erreicht hat, was man in den nächsten Sprint mitnehmen will und ob das Vorgehen an die Bedarfe (Retrospektive) angepasst werden muss (vgl. Schwaber & Sutherland 2020).

Es handelt sich um eine flexibel – heute als agil bezeichnete – anpassbare Methode, bei der sich neu ergebende Aufgaben vorgezogen oder mit in den nächsten Sprint genommen werden können (Lessing 2020).

SCRUM bietet im Promotionsalltag eine Struktur!

Eine realistische Planung ist für die SCRUM Methode (und den Promotionsprozess) genauso entscheidend, wie am Ball zu bleiben. Daher bietet es sich zunächst an unterstützende Tools zu vermitteln, wie z. B. Ziele nach dem SMART Prinzip zu formulieren, den Prozess so in bearbeitbare Teilziele aufzubrechen und für die Organisation digitale Kanban-Boards (Trello, Wekan und Co.) einzusetzen. Jedes Teammitglied kann sich ein eigenes Board anlegen oder man nutzt hier die soziale Kontrolle der Gruppe und erstellt ein gemeinsames Board.

Eine einfache, aber sehr effektive Methode, die durch Graduierteneinrichtungen vermittelt und begleitet werden kann (SCRUM Master). Die Methode bietet für Promovierende, neben der inhaltlichen und fachlichen Betreuung der Professor*innen, eine sehr gute ergänzende Unterstützung für die Organisation des gesamten Promotionsprozesses!

Der Einsatz der SCRUM Methode bietet sich aber auch für kürzere Workshops an, wie z. B. Writing Retreats für Promovierende (siehe Trainingsangebote).

Abbildung: SCRUM-Prozess einer Schreibwerkstatt

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